POLÍTICA PARA EL MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES DE ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S
Tabla de Contenido FUNDAMENTOS JURÍDICOS Y CAMPO DE APLICACIÓN RAZÓN SOCIAL E IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN – ENCARGADO DEL TRATAMIENTO COBERTURA OBJETIVOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS PERSONALES GLOSARIO DE TÉRMINOS. CONSENTIMIENTO DEL TITULAR. OBLIGACIONES DEL CUSTODIO DE LA INFORMACIÓN. PRERROGATIVAS DE LOS TITULARES GESTIÓN DE CONSULTAS, RECLAMACIONES Y SOLICITUDES. ÁREA O PERSONA DELEGADA PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES PROTOCOLOS DE SEGURIDAD. CAMBIOS EN LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. ENTRADA EN VIGOR. ADJUNTOS: Formato de aviso de privacidad y consentimiento para el uso de datos personales
FUNDAMENTOS JURÍDICOS Y CAMPO DE APLICACIÓN En acatamiento estricto a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, así como en los Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 1074 de 2015, y demás regulaciones complementarias vigentes, la empresa ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S hace de conocimiento público la política corporativa aplicable para el manejo y protección de los datos personales.
RAZÓN SOCIAL E IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN – ENCARGADO DEL TRATAMIENTO ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S, sociedad identificada tributariamente con el NIT. 901217469, con sede principal ubicada en la calle 91 a · 84-27 en la ciudad de Medellín, dirección de correo electrónico: servicios@aseamosyservimos.com, y número telefónico: 3017886602.
COBERTURA Las presentes directrices son de obligatorio cumplimiento para la totalidad de los socios, colaboradores y proveedores de la cadena de suministro de ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S, extendiéndose también a todos los clientes, consultores externos y trabajadores temporales que utilicen los recursos y servicios facilitados por ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S.
OBJETIVOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS PERSONALES El otorgamiento del consentimiento para el tratamiento de datos personales faculta a ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S para realizar acciones de recolección, transferencia, almacenamiento, utilización, circulación, eliminación, intercambio, actualización y transmisión de la información, con el fin de alcanzar los propósitos fijados por la ley en concordancia con la naturaleza comercial de la empresa ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S. Bajo cualquier circunstancia, el Titular de la información conservará siempre la facultad de revocar su autorización y/o exigir la eliminación de sus datos. El Titular manifiesta su autorización de forma previa, explícita e informada para que su información sea incorporada en las bases de datos gestionadas por ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S al momento de utilizar los diversos canales habilitados por ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S para dicho efecto, así como para el procesamiento y uso de dicha información por parte de la organización.
GLOSARIO DE TÉRMINOS. CONSENTIMIENTO DEL TITULAR. ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S ha puesto en marcha mecanismos técnicos que permiten al Titular de los datos expresar su voluntad de manera automatizada; dicha autorización puede quedar plasmada en documentos físicos, electrónicos, mensajes de datos, vía telefónica, a través de Internet, sitios web, WhatsApp o en cualquier otro formato que asegure su consulta posterior. Si transcurre un plazo de diez (10) días hábiles tras la implementación de alguno de los mecanismos mencionados sin que el titular de la información haya contactado al Responsable o Encargado, la empresa podrá seguir realizando el Tratamiento de los datos alojados en sus bases de datos para las finalidades descritas en la política de Tratamiento de la información comunicada a los Titulares mediante dichos mecanismos. Esto se entiende sin perjuicio del derecho que asiste al Titular de ejercer en cualquier instante su potestad para solicitar la supresión del dato. Al aceptar la presente política de tratamiento de datos personales, el Titular acepta que sus datos puedan ser sometidos a procesos de auditoría interna o externa ejecutados por firmas especializadas en este tipo de control. Lo anterior, garantizando siempre la confidencialidad de la información.
OBLIGACIONES DEL CUSTODIO DE LA INFORMACIÓN. ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S acatará los siguientes deberes en su condición de Responsable del Tratamiento de la información: PRERROGATIVAS DE LOS TITULARES Son derechos inalienables de los Titulares de la Información: El ejercicio de los derechos de los Titulares podrá ser realizado por las siguientes personas: a) Por el propio Titular, quien deberá demostrar su identidad de forma suficiente a través de los medios habilitados por ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S. b) Por sus herederos o causahabientes, quienes deberán probar dicha calidad. c) Por el representante legal y/o apoderado del Titular, previa demostración de la representación o poder. d) Por las Entidades públicas o administrativas actuando en ejercicio de sus funciones legales o por mandato judicial.
GESTIÓN DE CONSULTAS, RECLAMACIONES Y SOLICITUDES. Para ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S, los procedimientos a seguir en casos de consultas, reclamos y solicitudes son los siguientes:
CONSULTAS: El Titular de la información puede ejercer su derecho de acceso o consulta sobre sus datos enviando una comunicación escrita dirigida a ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S, señalando en el Asunto “Ejercicio del Derecho de Acceso o Consulta”, o mediante correo postal enviado a la calle 91 a · 84-27 de la ciudad de Medellín. La solicitud deberá incluir los siguientes datos: (Se conservan los detalles de la solicitud y los tiempos de respuesta). Una vez recibida la petición, ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S dará respuesta a la consulta en un término no superior a diez (10) días hábiles… RECLAMOS: El Titular de la información puede ejercer sus derechos de reclamación sobre sus datos mediante una comunicación escrita dirigida a ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S. Esta debe ser enviada al correo electrónico servicios@aseamosyservimos.com señalando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la calle 91 a · 84-27 de la ciudad de Medellín. (Se conservan los detalles del reclamo y los tiempos de respuesta). ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S resolverá la petición de consulta en un término no superior a quince (15) días hábiles… SOLICITUDES: Para efectuar cambios, modificaciones o actualizaciones de los datos registrados, se debe realizar la solicitud de forma escrita o verbal. En todos los casos, la solicitud puede enviarse al correo electrónico: servicios@aseamosyservimos.com
ÁREA O PERSONA DELEGADA PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES La dependencia responsable de gestionar las consultas, quejas, reclamos y peticiones vinculadas al tratamiento y protección de datos personales de empleados, clientes, proveedores y demás Titulares de información que administra ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S en sus bases de datos, será el área administrativa, a través del correo electrónico: servicios@aseamosyservimos.com
PROTOCOLOS DE SEGURIDAD. La confidencialidad y la integridad de los datos resguardados en los sistemas de ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S se encuentran protegidas mediante códigos de acceso y contraseñas que garantizan que únicamente los empleados autorizados puedan acceder a ellos.
CAMBIOS EN LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S se reserva la facultad de modificar, en cualquier instante y de forma unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será debidamente publicado y notificado. Asimismo, se mantendrán almacenadas las versiones previas de la presente política de tratamiento de datos personales. El uso continuado de los servicios o la no solicitud de desvinculación por parte del Titular del dato tras la notificación de los nuevos lineamientos se considerará como una aceptación de los mismos.
ENTRADA EN VIGOR. El presente Manual entra en vigencia a partir del momento de su publicación en el sitio web. ADJUNTOS: Formato de aviso de privacidad y consentimiento para el uso de datos personales
FORMATO AVISO DE PRIVACIDAD (Anexo 1) “Aviso de Privacidad: Manifiesto bajo la gravedad de juramento que toda la información aquí contenida es exacta y veraz y que ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S me ha notificado de manera previa y explícita que: i) Los datos personales que suministro serán utilizados por ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S para cumplir con las finalidades derivadas de la naturaleza de la empresa. ii) Mis datos serán objeto de recolección, almacenamiento, actualización y copias de seguridad. iii) El Responsable y Encargado del Tratamiento de los datos será ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S. iv) Me asiste el derecho a conocer, actualizar, rectificar, revocar, solicitar la supresión, interponer quejas y reclamos y demás derechos estipulados en la ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario, en relación con los datos entregados. v) Puedo acceder al Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de los Datos de ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S, solicitándolo mediante el siguiente correo: servicios@aseamosyservimos.com
CONSENTIMIENTO PARA EL USO DE DATOS PERSONALES …le informamos que ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S dispone de una Política de Tratamiento de Información, a través de la cual se definen los parámetros para gestionar la información alojada en los Bancos y Bases de Datos de la compañía. …Si usted desea ejecutar cualquiera de estas acciones, le invitamos a revisar el numeral 8 de la Política de Tratamiento de Datos de ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S para conocer el procedimiento a seguir; debe enviar su solicitud o escribirnos a: servicios@aseamosyservimos.com, o a la dirección física calle 91 a · 84-27, teléfono 3017886602, de la Ciudad de Medellín, Colombia. ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S, en conformidad con lo reglamentado por el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, queda autorizada de forma inequívoca y expresa para tratar sus datos personales. No obstante, usted podrá revocar esta autorización notificándolo a: servicios@aseamosyservimos.com, o a la dirección antes citada. Para ASEAMOS Y SERVIMOS S.A.S es muy grato contar con usted.